Configuración
Desde esta sección podrás definir funcionalidades que afectan sólo al grupo formativo.
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Personalización
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Control de documentación
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Costes y Facturación
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Cuestionarios
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Configuración
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Personalización
En esta pantalla se puede modificar la personalización del fondo de diploma de este grupo formativo exclusivamente.
La personalización del fondo de diplomas se puede configurar también desde las agrupaciones y acciones formativas heredando posteriormente a los nuevos grupos formativos.
Control de documentación
El control de documentación pone a disposición de los gestores de formación distintos tipos de documentos para la gestión y desarrollo de la formación.
La configuración asignada en la pantalla de control de documentación en el grupo afecta a este grupo formativo exclusivamente.
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Los documentos se podrá descargar desde el back-office en la pestaña de documentación del grupo formativo.
Desde el portal de formación los usuarios con rol de técnicos y formadores podrán acceder al control de documentación en las pestañas de descarga y subida de documentos dentro del grupo formativo.
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El espacio para subir el recibí de materiales en el apartado de auditoría solo se visualiza en la pestaña de auditoria, si se ha añadido información sobre los materiales.
El sistema genera y crea los documentos en función a la documentación necesaria según la modalidad del curso:
Por ejemplo, en un curso de teleformación no se generan los documentos exclusivos de un curso presencial.
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Costes y Facturación
Los campos de la configuración que se muestran en esta pantalla, del grupo formativo, están adaptados al tipo de formación (bonificada o privada).
La configuración de los costes y facturación en este módulo afectará a la función de facturación automática del sistema vinculada a los costes imputados en los grupos formativos.
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El sistema puede generar una factura por tipo de costes, empresa que contenga algún participante en el grupo y estructura organizativa.
La imputación de costes en GIF se utiliza para:
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Controlar el reparto de costes y/o presupuestos en cada grupo formativo y persona empleada participante.
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Finalizar los grupos formativos bonificados en FUNDAE.
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Generar las facturas.
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Obtener los informes y KPI de costes relativos a la formación.
Esta configuración viene heredada de la pestaña de costes y facturación de la personalización del sistema, la agrupación y la acción formativa y puede ser modificada en los casos excepcionales que deban tener una configuración diferente a la establecida en el sistema.
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IMPORTANTE: El sistema no tendrá en cuenta esta configuración en la imputación de costes de aquellas empresas que tengan configurados unos valores diferentes. Es posible configurar la imputación de costes por empresas, desde la pestaña de créditos y requisitos de F. bonificada del módulo de empresas en GIF
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Cuestionarios
El módulo de cuestionario tiene como objeto, crear, gestionar y explotar todo tipo de encuestas a medida. Estos se crean y configuran desde el modulo de cuestionarios y se pueden vincular desde agrupaciones, acciones formativas y/o grupo formativo.
Los cuestionarios seleccionados en las agrupaciones y acciones formativas se heredan al grupo formativo asociado.
Desde esta sección puedes vincular el o los cuestionarios creados previamente en el módulo de cuestionarios.
Si un cuestionario tiene respuestas, este no se podrá eliminar del grupo.
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El informe de personas que han respondido al cuestionario y los resultados se pueden visualizar en el icono de respuesta cuestionario. Los resultados que muestra dependerán del nivel desde donde descargues el informe.
Configuración
Configura el envío de las comunicaciones, para formaciones en modalidad presencial y modalidad teleformación
Emails automáticos para modalidad prensecial
En una actividad formativa presencial (o presencial virtual), el sistema permite configurar los envíos de Bienvenida y Programación a los participantes y formadores con el objeto de que el equipo que coordina la formación pueda controlar el envío de las comunicaciones.
Una vez creado el grupo formativo, se debe indicar en la pestaña de descripción del grupo formativo, fechas, horarios y formadores que participarán en las jornadas. Si tenemos clicados las diferentes opciones de configuración de envío automático, el sistema se encarga de enviar a primera hora de la mañana de cada día que exista una sesión presencial un mail los participantes de la sesión con el objeto de recordar que ese día tienen una formación.
Esta acción se puede configurar desde la personalización del sistema para todos los grupo o desde esta pantalla en el caso de que se quiera cambiar la configuración para un grupo concreto.
El sistema enviará un recordatorio a los participantes matriculados, los días -21, -16, -8 y -1 antes del inicio de la convocatoria de la acción formativa. El recordatorio solo le llegará al alumno una vez enviando la notificación sólo a nuevas inscripciones en cada periodo.
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Configuraciones automáticas para grupos de teleformación en plataforma integrada en GIF
Automatiza la creación de fechas de calendario y seguimientos de participantes en cursos de teleformación al pasar el grupo a “en curso”, evitando configuraciones manuales.
• Si se “activa el calendario automático”, al pasar un grupo a estado “en curso”, el sistema generará automáticamente las fechas de los eventos del calendario (lecciones, evaluaciones y tareas), en base a las fechas de inicio y fin del periodo formativo, siempre que no se hayan creado previamente.
• Si se “activa la generación automática de seguimientos”, se crearán automáticamente los seguimientos de los participantes (bienvenida, control y despedida) que no tengan registros previos, utilizando dichas fechas.
IMPORTANTE:
Esta configuración estará desactivada por defecto, pudiéndose definir a distintos niveles: sistema, agrupación, acción formativa o grupo formativo, adaptándose a las necesidades.
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