Costes y facturación
La configuración de los costes y facturación en este módulo afectará a la función de facturación automática del sistema vinculada a los costes imputados en los grupos formativos.
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El sistema puede generar una factura por tipo de costes, empresa que contenga algún participante en el grupo y estructura organizativa.
La imputación de costes en GIF se utiliza para:
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Controlar el reparto de costes y/o presupuestos en cada grupo formativo y persona empleada participante.
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Finalizar los grupos formativos bonificados en FUNDAE.
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Generar las facturas.
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Obtener los informes y KPI de costes relativos a la formación.
El sistema calcula de forma automática los costes y los asigna en base a la configuración establecida. Es posible modificar y personalizar esta configuración heredada en aquellas agrupaciones, acciones formativas y grupos formativos que necesiten una imputación de costes o facturación específica.
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Nota:
Los cambios en la configuración no afectan a los grupos formativos creados previos al cambio.
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Configuración de Costes de Formadores Internos
Establece valores de coste para los formadores internos según su nivel competencia y la modalidad de la formación, permitiendo que el sistema aplique automáticamente el coste por hora correspondiente.
Para configurar el nivel competencial en la formación, habrá que cumplimentar el campo de Nivel Competencial en la pestaña ''Descripción'' de las acciones formativas
Estructura organizativa
Para configurar esta opción hay que seleccionar en el desplegable el elemento de la estructura organizativa que se va a utilizar de referencia a la hora de fraccionar los costes y generar las facturas. Además también puedes definir qué tipo(s) de participantes se tendrán en cuenta para el reparto.
Por ejemplo, si la organización tiene un elemento denominado "delegación" y queremos generar una factura independiente por cada delegación, en función de los participantes que pertenecen a estas delegaciones, hay que seleccionar este elemento en el desplegable; de esta forma si en un grupo formativo hay 10 participantes de la misma empresa pertenecientes a 2 delegaciones, 6 de una y 4 de otra, el sistema generará dos facturas diferentes para esa empresa, una por delegación, prorrateando los costes y repartiendo el 60% para una de ellas y el 40% para la otra, según el ejemplo establecido.
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NOTA:
Estructura organizativa para facturar grupos:
La estructura organizativa debe estar previamente configurada en el sistema en el módulo de organización de GIF.
La estructura organizativa es propia de cada empresa y se define en el proceso de integración de GIF.
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Reparto de participantes previstos entre las empresas del grupo
Con esta configuración puedes asignar participantes previstos a las empresas participantes de un grupo, de tal manera que el sistema podrá calcular el CMB de cada empresa en base a participantes reales o previstos, permitiendo que puedas asignar costes con mayor rentabilidad. El sistema también podrá repartir un presupuesto en función a los participantes previstos y posteriormente imputarlos como costes si procede.
El reparto de los participantes previstos se realizará en función de la opción seleccionada en este apartado. Esta acción se visualizará al reasignar los participantes previstos desde lotes en la empresa participante dentro del grupo formativo.
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Tipos de Gestión en Grupos Formativos Bonificado
Esta opción sólo esta habilitada para formación bonificada.
Establece el perfil de gestión con el que preferentemente se crearán los grupos formativos bonificados, pudiéndose modificar en la pestaña de descripción del grupo si fuese necesario.
Tipo de Gestión: Este apartado no se puede configurar desde grupos formativos. Se configurará desde acciones formativas, agrupaciones, sistema y su configuración afectará a los grupos formativos creados.
Configuración de Imputación de Costes Automáticos partir del CMB (grupos bonificados)
Esta opción sólo esta habilitada para formación bonificada.
Para automatizar la imputación en base al CMB de los costes (directos, indirectos y/o de organización) en los grupos formativos bonificados y en función del perfil de gestión (bonificada, grupo de empresa y organizadora), establece los siguientes elementos:
A. Porcentaje por costes directos e indirectos: Añade el porcentaje para que el sistema calcule automáticamente, en función a este valor, los costes directos e indirectos en el caso en que estos se imputen en base al CMB y en función al tipo de gestión (bonificada, organizadora y grupo de empresa).
B. Tipo de porcentaje de costes de organización: Configura el tipo de porcentaje para que el sistema calcule automáticamente los costes de organización en el caso en que estos se imputen en base al CMB.
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Fijo. El sistema aplicará el valor que se establezca independientemente de la plantilla de la empresa
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Máximo recomendado en función de la plantilla media. En ese caso aplicará un 10% para las empresas de más de 10 trabajadores, el 15% para las empresas de 6 a 9 trabajadores y 20% para las empresas de 1 a 5 trabajadores de plantilla media. La casilla de costes de organización debe de quedar vacía.
Configuración de costes automáticos a partir del Presupuesto
Configura los porcentajes de reparto del presupuesto del grupo que se utilizarán cuando se opte por la imputación automática de costes en base al presupuesto y al número de participantes previstos.
El sistema permite definir cómo se distribuirá el presupuesto total del grupo entre los distintos tipos de costes, aplicando los porcentajes indicados.
Tipo de porcentaje de costes de organización
Este selector permite definir el criterio de cálculo del porcentaje correspondiente a los costes de organización (por ejemplo, porcentaje fijo o porcentaje máximo recomendado en función de la plantilla).
La opción seleccionada determinará cómo se calcula y aplica este tipo de coste dentro del reparto automático.
Configuración de imputación de costes automáticos a partir de costes justificados (grupos bonificados y privados)
Esta configuración automatiza la imputación en base a costes reales justificados. Los importes de estos costes deberás registrarlos en el
icono de costes justificados del grupo formativo
y una vez que los participantes hayan sido certificados, se podrá imputar a las empresas con participantes y a los empleados asignados a costes.
Lee detenidamente esta información porque te ayudará a decidir cual es la configuración más adecuada teniendo en cuenta las circunstancias de tú empresa.
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GRUPOS PRIVADOS
Seleccione opción costes directos
En este apartado debe seleccionar la opción para que el sistema calcule los costes directos de un grupo formativo privado en función al estado de las personas participantes.
Seleccione opción costes indirectos:
En este apartado debe seleccionar la opción para que el sistema calcule los costes indirectos de un grupo formativo privado en función a la misma configuración del coste directo o imputando un porcentaje fijo del CD.
GRUPOS BONIFICADOS
Seleccione opción costes directos:
En este apartado debe seleccionar la opción para que el sistema calcule los costes directos de un grupo formativo privado en función al estado de los participantes.
La cuarta y ultima opción, es exclusiva para grupos bonificados y consiste en el reparto de los costes directos entre alumnos bonificables.
Consejo: si marca cualquiera de los tres primeros se puede perder capacidad de bonificación. El CD se reparte entre los bonificables, si este excede del CMB, el restante irá a cofinanciación.
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Seleccione opción costes indirectos:
En la primera opción el sistema calcula los costes indirectos con el mismo criterio del señalado para el cálculo de los costes directos, en función de los participantes inscritos, finalizados con o sin aprovechamiento o bonificables.
La segunda opción de imputación de costes, usará el porcentaje que se fije en las casillas que aparecen al marcar esta opción. El porcentaje que se fije será el correspondiente respecto al CMB en función del perfil de gestión del grupo formativo. Es necesario incluir el porcentaje de cada perfil.
Esta opción sólo esta habilitada para formación bonificada.
La tercera opción de imputación de costes usará el porcentaje fijado en la casilla que aparece al marcar esta opción. El porcentaje que se fije será el correspondiente respecto a los costes directos obtenidos.
Costes de organización en grupos formativos bonificados.
Esta opción sólo esta habilitada para formación bonificada.
Son admisible el coste de organización si la entidad bonificada encomienda la organización de la formación a una empresa externa. En este caso la factura de los servicios debe desglosar, al menos, los costes directos y de organización.
A efectos de bonificación no podrán superar el 10% del coste de la actividad formativa. Con excepción de las empresas de 6 a 9 trabajadores que no podrán superar el 15% y las empresas hasta 5 trabajadores que no podrán superar el 20%