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 Manual de ® GIF, Software de Gestión Integral de la Formación by Sypadan - 2023

Participantes

Inscripción de alumnos en un grupo formativo. Acceso a la información de alumnos inscritos.
 
Secciones de la pestaña Participante:
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Nuevo participante
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Descargar diploma
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Participantes
 
Desde este apartado podrás:
  • Dar de alta a participantes en el grupo formativo de forma individual o con cargas masivas.
  • Acceder al listado de participantes del grupo formativo.
 
              
El icono de la campana indica que la persona está matriculada en más de un grupo de la misma acción formativa.
Este aviso tiene como finalidad prevenir que una persona realice y registre la misma formación más de una vez dentro del mismo año, independientemente de que los grupos coincidan o no en fechas.
 
Al situar el cursor sobre el icono, se muestra un mensaje informativo con el detalle del otro grupo en el que la persona también está matriculada.
 
La inscripción del alumnado a la convocatoria, se puede realizar de varias maneras:
- Inscripción manual desde el botón Nuevo.
- Inscripción masiva desde el botón Opciones.
- Inscripción realizada por el alumno interesado desde el portal de formación del trabajador.                  
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Nuevo

Desde este botón se puede inscribir a un nuevo participante de forma manual.
Participantes
 
 
 
Secciones de la pestaña Participante:
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Datos básicos
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Más datos
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Costes y presupuestos
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Manager
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Datos Básicos

 
El buscador permite añadir un participante al grupo que ya sea existente en el sistema. Para ellointroduce al menos tres caracteres correspondientes a su nombre/apellido/nif/nº empleado.
 
  
Participante es aquella persona que se ha inscrito alguna vez en un curso en el sistema, independientemente de que sea o no empleado de la empresa.
 
 
Sección para la inscripción individual de alumnos en un grupo formativo, para ello se debe cumplimentar los campos de la siguiente pantalla.
 
 
 

1. Datos personales

NIF extranjero:

Marca en caso de que el participante tenga un NIF extranjero. Evita la comprobación de validez del NIF/NIE introducido.
 

NIF/NIE:

Incluye el numero de identificación fiscal del participante. Campo obligatorio.
 
La información personal del participante se volcará automáticamente. Se hereda del módulo de participantes y del módulo de empleados en el caso de que el participante esté dado de alta en el sistema. Esta información es editable y su modificación solo constará en este grupo formativo.
 

Número de empleado:

Código del trabajador que viaja directamente desde el ERP de la empresa.
 
Fecha de caducidad del NIF/NIE
 

Nombre:

Nombre del participante. Campo obligatorio que se autocompleta en caso de que el alumno sea empleado en el sistema o haya sido inscrito en algún curso anteriormente.
 

Primer apellido:

Primer apellido del participante. Campo obligatorio que se autocompleta en caso de que el alumno sea empleado en el sistema o haya sido inscrito en algún curso anteriormente.
 

Segundo apellido:

Segundo apellido del participante. Campo autocompletable en caso de que el alumno sea empleado en el sistema o haya sido inscrito en algun curso anteriormente.
 

Datos de la empresa vinculado al participante

 
 
Los datos de la empresa asociado al participante se autocompletarán si es un empleado en el sistema con un contrato activo.
 
Recuerda que la empresa debe estar asociada al grupo formativo como empresa participante para poder inscribir al empleado/participante como alumno.
 
 

Estado de inscripción y Finalización

 

Los campos de estado, subestado de inscripción y finalización del participantes estarán visible una vez se inscriba al participante y guarde.

 
Los estados de inscripción y finalización identifican la situación en la que se encuentra el alumno dentro del grupo formativo.
 
Los estados de inscripción están predefinidos en el sistema y no se pueden modificar. 
Los estados de inscripción son:
 
  • Anulado
  • Convocado
  • Inscrito
  • Reserva
  • Solicitado
     
El sistema permite crear subestados dentro de los estados de inscripción pudiendo catalogar al alumno con circunstancias particulares y a medida.  Esta clasificación debe ser definida en el sistema por el departamento de formación en la sección tipo de estados de los alumnos.
 
Los estados de finalización están predefinidos en el sistema y no se pueden modificar:
  • Pendiente
  • Finalizado
  • No finalizado
     
El estado de finalización del alumno por defecto es pendiente. Cuando el alumno finaliza la formación, el técnico de formación debe cambiar el estado a finalizado.  Si el alumno no concluye la formación, el técnico de formación debe cambiar su estado  a no finalizado. 
Estado progreso (Etiqueta portal): Estado de progreso que se asigna al alumnado y que este tendrá visible en el portal de formación. Campo informativo para la persona participante.
 

Certificación de participantes

 

 
Una vez finalizada la formación el alumno debe ser certificado, clicando si procede cada una de las siguientes opciones: Bonificable, Aprovechamiento y/o Asignado a costes.
 
El estado de inscripción del participante debe ser "inscrito" para poder marcar  bonificable y aprovechamiento.
 
Se puede marcar "asignado a costes" con independencia al estado de inscripción del participantes.
 
Bonificable
 
Esta opción se marca manualmente una vez la formación se ha finalizado y se ha comprobado que el alumno cumple con los requisitos que marca la ley para ser bonificable. Se puede marcar individualmente por alumno o masivo en el botón "Lotes"
Esta opción sólo esta habilitada para formación bonificada..
 
Permite determinar qué participantes cumplen los requisitos de bonificación, siendo informados a Fundae y utilizándose para el cálculo del CMB. Para que un participante viaje a Fundae en el XML de fin es necesario marcarlo como Bonificable = SI.
 

Aprovechamiento:

 

Marcar esta opción en el caso de que el alumno haya finalizado el curso y además haya superado las pruebas de conocimientos puesta a su disposición.

 
En caso de marcar alumno finalizado con aprovechameinto, el diploma enviado al alumno será un certificado de aprovechamiento en vez del certificado de asistencia, además el participante viajará a Fundae con aprovechamiento positivo en el XML de fin caso que el alumno sea bonificable.
 
En casos de teleformación con LMS integrado el sistema marca automáticamente el aprovechamiento del alumno si éste ha finalizado el curso con calificación apto al cumplir los requisitos mínimos especificados en el módulo de configuración / personalización del sistema.
 
En caso de presencial o mixta el gestor de la formación tiene que asignar el aprovechamiento de forma manual. Se puede marcar individualmente por alumno o en grupo en el botón "Lotes".
 

Asignado a costes:

Al marcar esta opción se determina que el participante se tendrá en cuenta en el prorrateo de costes imputados al curso. Se puede marcar individualmente por alumno o en grupo en el botón "Lotes".
 
La asignación a costes de un participante nos ayuda a conocer cuánto cuesta formar a un alumno. Estos valores se pueden obtener en el informe de datos de empleados formados.
 
El sistema imputará los costes a las empresas calculandolo en función a la configuración establecida en el módulo de  costes y facturación y no en función a los alumnos asignados a costes.
 
A medida que cambie los estados de inscripción, finalización y certificación de los alumnos, se irá computando en el recuadro superior izquierdo del grupo formativo
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2. Mas datos

En esta pantalla se incluye más datos de interés sobre el participantes, datos imprescindible en caso de que la formación se bonifique  y aquella información necesaria para establecer comunicación con el alumnado durante el proceso de formación.
 
La información de esta pantalla se hereda del módulo de participantes y del módulo de empleados.
Los campos son editables y su modificación solo constará en este grupo formativo.
 
 

NISS:

Número de identificación de la Seguridad Social del participante. 
 

Sexo:

Señala el genero del participante.
 

Fecha nacimiento:

Señala la fecha de nacimiento del participante.
 
Teléfono formación:
Este número de teléfono es el que se notificará a FUNDAE.
Puedes incluir un número de centralita del departamento de formación de la entidad impartidora.
 
Teléfono seguimiento:
Número de teléfono de contacto del participante. Suele ser su móvil, personal o de empresa y se utilizará para que los tutores, gestores de formación contacten con el participante.
 
E-mail formación:
Este correo electrónico es el que se notificará a FUNDAE.
 
No se recomienda que sea genérico para todos los participantes, ya que FUNDAE, para grupos de teleformación, requiere de correos nominativos.
 
E-mail seguimientos:
Dirección de correo electrónico de contacto del participante. Es a donde GIF enviará las notificaciones que tengan que ver con el uso de GIF: recuperación de contraseñas ó envío de comunicaciones automáticas.
 

Categoría profesional:

Selecciona la categoría profesional del participante.
 
 

Grupo cotización:

Selecciona el grupo de cotización al que pertenece el participante.
 
 
 

Nivel de estudios:

Selecciona el nivel de estudios del participante.
 
 

Cuenta de cotización:

Selecciona la cuenta de cotización del participante.
 

Fijo discontinuo:

El participante realiza la formación con un contrato laboral fijo discontinuo y se encuentra en periodo de inactividad.

 
Excedencia:
El participante realiza la formación con un contrato laboral indefinido y se encuentra en un periodo de excedencia voluntaria autorizada.
 
Se encuentra en un ERTE:
El participante se encuentre afectado por un ERTE, mientras está realizando la formación.
 

Copia de la nomina:

Permite cargar archivos con la nomina de los participantes.
3. Costes y presupuestos
 
Muesta la información de costes y presupuestos propios de cada participante. Esta información estará visible en el datagrid de "Datos empleados formados"
 
Presupuesto base imponible
Importe correspondiente a la base económica de la formación, sin impuestos.
 
Presupuesto I.V.A.
Importe del impuesto aplicado al presupuesto base, según la normativa vigente.
 
Presupuesto
Importe total del presupuesto, resultado de la suma de la base imponible y el I.V.A.
 
Costes directos
Costes directamente asociados a la impartición de la formación para el participante (docencia, materiales, aulas, etc.).
 
Costes indirectos
Costes no imputables de forma directa, pero necesarios para la ejecución de la formación (gestión, administración, soporte, etc.).
 
Costes de organización
Importe correspondiente a los costes derivados de la organización y coordinación de la acción formativa.
 
Costes de bonificación aplicada
Importe de la bonificación aplicada al participante, cuando proceda.
 
Costes salariales
Costes salariales asociados a la participación del trabajador en la formación, cuando sean aplicables.
4. Manager
Asocia un manager a la persona participante para el envío de cuestionarios en la fecha de inicio del grupo formativo.
Para realizar la búsqueda debes introducir al menos tres caracteres del nombre, apellidos, NIF o número de empleado.
 
 
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22. Opciones
Desde opciones se puede inscribir a alumnos en lote, para ello es necesario descargar el esquema XLS , cumplimentar los datos e importar el archivo. También, permite realizar otras opciones acordes con la modalidad de formación de la acción formativa, enviar la programación a todos los formadores vinculados al grupo formativo y actualizar las estadísticas de los participantes.
 

Participantes

   
                    

Importar y descargar esquema XLS

Permite realizar una carga masiva de participantes del curso. Para ello se descarga el archivo "Esquema XLS" de participantes, se cumplimenta los datos y se sube la información desde la opción importar participantes.
 
Más información sobre subida masiva de datos en XLS
 

Actualizar estadísticas de participantes

. 
En aquellos clientes que tienen integrado su LMS propio con GIF, la información del progreso de los participantes de un grupo en cursos teleformación se actualiza cada día automáticamente.
 
Al pulsa esta opción se fuerza la actualización  del progreso de los participantes del grupo, pudiendo realizar así un
seguimiento real del estado de progreso de cada alumno sin esperar a la actualización automática.
 
Es recomendable forzar la actualizacion de estadisticas de participantes antes de finalizar y certificar a los alumnos. Marca el listado de participante y actualiza en esta acción. Con ello, asegura que si ha habido algún corte de comunicación entre las plataformas, se actualice todos los datos de progreso en el curso de cada alumno antes de su finalización y sobre todo en grupos bonificados.
 
Enviar programación formadores.
Fuerza el envío de la programación a los formadores vinculados a un grupo formativo.  Esta opción está disponible en las modalidad mixta y presencial. 
En el correo se le da la bienvenida al formador y se le recuerda las fechas de las sesiones para que pueda añadirla a su calendario y agendarla a través de las convocatorias que se adjunta en el correo.
 
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33. Lotes
Desplegable para realizar varias acciones de forma masiva.
 
Selecciona a los participantes y clica sobre la acción a realizar.
 
 
 

Matricular:

Opción disponible solo en los casos de teleformación con un LMS externo integrado con GIF. Permite forzar la matriculación de los participantes para que queden inscritos en el aula virtual externa.
 

Generar seguimientos:

Automatiza la generación de los seguimientos de progreso y tutorización del alumno. El sistema calculará en función de la duración y la fecha de inicio del curso los correos de seguimientos al alumno. 
Este campo está visible en acciones formativas con modalidad mixta y teleformación
 

Enviar bienvenida y programación:

Fuerza el envío por correo electrónico de la bienvenida al curso con un archivo adjunto de la guía didáctica del curso.
 

Autoenviar  bienvenida y programación:

Autoenvía el correo de bienvenida y programación al correo del usuario desde el que estes accediendo a GIF. Para ello es necesario marcar al menos un alumnos y posteriormente autoenviar el correo.
 

Enviar programación formadores:

Envía la programación por correo electrónico a los formadores del curso.

Enviar email convocatoria:

 
Envia un correo electrónico a los participantes con estado "convocado" para informarle que ha sido convocado a una formación y que debe aceptar o rechazar su participación.
 
En el email se le informa de los detalles del curso: fecha, modalidad, duración, etc.. y se  le indica con un acceso directo que se dirija al portal del empleado para Aceptar/Rechazar la formación a la que ha sido convocada.
Ver ejemplo de email
 

Enviar email estado inscripción al responsable del empleado:

Envia un correo electrónico al responsable de formación asignado para comunicarle el estado de inscripción de sus empleados.
 
Se enviará un único correo por cada responsable agrupando a todos los alumnos subordinados.
 

Enviar cuestionario Fundae, recibí de diploma y diploma:

Envío por email del  cuestionario de satisfacción, recibí de diploma y diploma a aquellos participantes que han finalizado la formación.

Esta opción sólo esta habilitada para formación bonificada.

 

Enviar recibí de diploma y diploma

:
Fuerza el envío por email del recibí de diploma y diploma a aquellos participantes que han finalizado la formación.
Esta opción sólo esta habilitada para formación privada.
 

Marcar aprovechamiento SI:

Asigna por lote los alumnos finalizados con aprovechamiento.
Señala todos los participantes con aprovechamiento SI y clica la opción.
 

Marcar aprovechamiento NO:

Asigna por lote los alumnos finalizados sin aprovechamiento o no finalizado.  Por defecto, el alumno está inscrito con aprovechamiento NO.
Señala todos los participantes con aprovechamiento SI y clica esta opción para cambiarla.
 

Marcar bonificables:

Asigna por lote los alumnos bonificables.
Señala todos los participantes y clica la opción "Marcar bonificable"

 Esta opción sólo esta habilitada para formación bonificada.

 

Marcar no bonificables:

Asigna por lote los alumnos NO bonificables.  Por defecto, el alumno está inscrito como "Bonificable NO"
Señala todos los participantes Bonficables SI y clica la opción para cambiarla.

 Esta opción sólo esta habilitada para formación bonificada.

 

Marcar finalizado, bonificable y asignado a coste:

Asigna por lote y en una sola acción los alumnos finalizados bonificables y asignados a coste.
Señala todos los participantes y clica la opción "Marcar finalizado, bonificable y asignado a costes

 Esta opción sólo esta habilitada para formación bonificada.

 

Marcar finalizado y asignado a coste:

Asigna por lote y en una sola acción cambia el estado de los alumnos a finalizados y asignados a coste.
Señala todos los participantes y clica la opción "Marcar finalizado y asignado a costes
 Esta opción sólo esta habilitada para formación privada.
 

Marcar con aprovechamiento, finalizado, bonificable y asignado a costes:

Asigna por lote y en una sola acción cambia el estado de los alumnos a finalizados con aprovechamiento, bonificables y asignados a coste.
Señala todos los participantes y clica la opción "Marcar con aprovechamiento, finalizado, bonificable y asignado a costes

 Esta opción sólo esta habilitada para formación bonificada.

 

Marcar con aprovechamiento, finalizado y asignado a costes:

Asigna por lote y en una sola acción cambia el estado de los alumnos a finalizados con aprovechamiento y asignados a coste.
Señala todos los participantes y clica la opción "Marcar con aprovechamiento, finalizado, bonificable y asignado a costes
Esta opción sólo esta habilitada para formación privada.
 

Marcar asignado a costes:

 Por lote, marca a los alumnos como "asignados a costes" a los alumnos.
Señala todos los participantes y clica la opción "Marcar asignado a costes"
 

Marcar NO asignado a costes:

Si marca está opción los alumnos asignados a costes cambiarán a NO asignado a costes.  Por defecto el alumno se inscribe como "Asignado a costes NO"
Señala todos los participantes asignado a costes y clica la opción para cambiarla
 

Cambiar estado finalización:

 
Cambia por lote el estado de finalización de los participantes del grupo formativo.
Durante el desarrollo del curso el estado es "Pendiente". Una vez finalizado el curso, por lotes puedes cambiar el estado de finalización del alumno a Finalizado, No Finalizado o Pendiente.
 

Cambiar estado de inscripción:

Cambia por lote el estado de inscripción de los participantes del grupo formativo. 
Los estados de inscripción del sistema son: anulado, convocado, inscrito, reserva y solicitado.
Además puede asociar subestados a los estados del sistema, configurado previamente.
 

Borrar:

Elimina por lote los participantes del grupo formativo.
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4

Descargar diplomas

4. Descargar diplomas
Pulse para descargar el diploma, una vez el alumno finalizado haya cumplimentado el cuestionario de satisfacción de calidad y haya firmado el diploma.
 
  • Anverso del diploma:
     
 
  • Reverso del diploma:
 
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