Tutorías

	El módulo de tutorías permite realizar un proceso de acompañamiento, motivación, resolución de dudas, evaluación y comunicación que se pone en marcha en las actividades formativas que se imparten en la modalidad de teleformación y que se lleva a cabo mediante la atención personalizada al alumno/a.

Tutorías

Acción

Seguimientos pendientes	ir
Seguimientos perdidos	ir
Seguimientos realizados	ir
Seguimientos totales	ir
	Menú principal de GIF

El principal objetivo de un plan de acción tutorial (PAT) es conseguir que el participante finalice con éxito la formación. Para ello es muy importante la comunicación programada y el seguimiento personalizado, que debe quedar registrado para mantener un control de la situación de cada alumno/a.

En este sentido, GIF proporciona herramientas necesarias para estructurar los seguimientos de forma personalizada: por grupo formativo, acciones formativas y agrupación. El módulo de tutorías agrupa todos los contactos ya sean automatizados o creados manualmente, de todos los participantes en formación e-learning.

Los seguimientos de GIF se pueden clasificar inicialmente en dos categorías que se generan desde cada grupo formativo, por lo que este módulo que los agrupa a todos, se alimenta de las buenas prácticas en la gestión de los grupos formativos.

Categoría 1-Seguimientos programados:

Son aquellos seguimientos que un técnico formación genera en el sistema y que se llevan a cabo de forma automática:

Vía Email, consiste en el envío de correos electrónicos: bienvenida, control y despedida. Son correos que utilizan textos preestablecidos en el sistema que se complementan con información del avance del alumno procedente del campus virtual.
Vía telefónica, asignados al tutor del grupo que deberá ser finalizados manualmente. Habrá un seguimiento telefónico de Bienvenida y en algunos casos, basándose en el % de avance del participante en su formación e-learning, GIF puede generar seguimientos telefónico de Control.

Tipos de seguimientos programados vía e-mail:

Estos seguimientos son finalizados por GIF de modo automático, siempre y cuando no haya error en el correo del participante.

Estos correos se enviarán a la dirección de mail de seguimiento del alumno/a indicada en el grupo formativo en el que participa.

Bienvenida E-mail: Contiene información básica del curso, URL y usuario para el acceso a la plataforma, guía didáctica del curso y datos de contacto del equipo tutorial.
Control E-mail: En este tipo de seguimiento, el sistema envía un correo en el que se indicará la situación en la que se encuentra la formación del alumno, informándole sobre el progreso realizado hasta el momento.

GIF utiliza un algoritmo basado en la fecha de inicio, la fecha de fin y los contenidos de la acción formativa para calendarizar los seguimientos. Según el avance del alumno se le felicitará por su progreso o se le recordará los datos de acceso.
Despedida E-mail: El ultimo día del curso, cada alumno recibirá un correo informándole de la finalización del curso y de la situación en la que se encuentra.

En caso de que el alumno aún no haya finalizado el curso, se le informa de que requisitos tiene pendientes y se le anima a cumplirlos antes de las 23:59h de ese día. GIF generará un nuevo seguimiento de despedida por e-mail para el día siguiente a la finalización.

En caso de que el alumno haya finalizado el curso, desde el correo de despedida, el alumno podrá acceder al cuestionario de satisfacción y a descargar el diploma de aprovechamiento.

Tipos de seguimientos programados vía teléfono:

Estos seguimientos son generados de forma automática pero no son finalizados por GIF de modo automático. El equipo tutorial debe encargarse del registro de la información y finalización del seguimiento de modo manual.

Bienvenida Teléfono (E): es un seguimiento no finalizado el primer día de formación, que el tutor usará para registrar el contacto telefónico con el alumno.
Control Teléfono (E): es un seguimiento no finalizado con el que GIF alerta del estado crítico del avance del alumno, que el tutor usará para registrar el contacto telefónico con el mismo.

GIF utiliza la información que recibe de la LMS sobre el acceso a los contenidos del curso para generar este tipo de seguimiento.

Nota Importante: Solo se generan seguimientos programados para cursos e-learning que tienen la LMS integrada en GIF.

Puedes configurar festivos y no laborables en el calendario, para que el sistema no cree ningún seguimiento en esa fecha.

Categoría 2-Seguimientos manuales:

Son aquellos seguimientos que se generan por el acompañamiento que el equipo tutorial realiza al grupo de alumnos. Se lleva a cabo desde varias vías (correo electrónico, E-mail manual, otros, teléfono manual, teléfono empresa).

Tipos de seguimientos manuales vía E-mail:

Estos seguimientos son generados y finalizados por el tutor de modo manual.

Bienvenida E-mail: Aunque el sistema genera un seguimiento de bienvenida automatizado, el equipo de tutorización puede volver enviar el E-mail de bienvenida con la programación de la formación en cualquier momento.
Control E-mail: el equipo de tutorización puede reforzar este tipo de seguimiento si así lo considera necesario, creando controles manualmente.
Despedida E-mail: el equipo de tutorización puede volver a enviar un e-mail de despedida si fuese necesario.
Resolución duda E-mail: Una de las funciones principales del equipo tutorial, es la resolución de las dudas que le surgen a los participantes del curso. GIF permite registrar un historial de las dudas expuestas por alumno y su resolución.
Resolución incidencia E-mail: Ocasionalmente se producen incidencias que no permiten al alumno continuar con normalidad el curso. El equipo tutorial se encarga de atender y resolver las incidencias y registrarlas en el programa para mantener un histórico de incidencias producidas.

Tipos de seguimientos manuales vía teléfono:

Estos seguimientos son generados y finalizados por el tutor manualmente, siguiendo el mismo patrón de los seguimientos manuales vía E-mail, solo cambiando el tipo de vía de comunicación.

Los seguimientos se pueden generar desde el módulo de tutorías o desde cada grupo formativo. Inicialmente, son los seguimientos que se generan en los grupos formativos los que alimentan este modulo, y generarlos desde el módulo de tutorías supone conocer todos los datos de la formación, mientras que desde el grupo estos datos se auto-rellenan.

¿Que podemos consultar en el módulo de tutorías?

Desde el módulo de tutorías se puede consultar:

Dentro de cada subcategoría tenemos un sistema de filtros con el que podemos configurar un listado con los datos atendiendo a los parámetros e información deseada, con el objeto de poder llevar un control exhaustivo de los seguimientos realizados por alumno, tutor, convocatoria, fecha, acción formativa, agrupación...