×
 Manual de ® GIF, Software de Gestión Integral de la Formación by Sypadan - 2023

Control documentación

El control de documentación pone a disposición de los gestores de formación distintos tipos de documentos para la gestión y desarrollo de la formación. Desde las agrupaciones, acciones formativas y grupos formativos podrás añadir o eliminar estos documentos para adaptarlos a las necesidades de cada grupo formativo.
 
 
Configuración de los documentos que se pueden descargar
Los documentos se podrá descargar desde el back-office en la pestaña de documentación del grupo formativo.
 
Desde el portal de formación los usuarios con rol de técnicos y formadores podrán acceder al control de documentación en las pestañas de descarga y subida de documentos dentro del grupo formativo.
 
 
 
Cada uno de estos documentos está identificado con código diferenciador y personalizado con los datos del grupo formativo/alumno/empresa/agrupación. Estos formatos ya están previamente definidos y no son editables.
 
Para ir definiendo el listado de documentos a añadir a esta configuración, se selecciona el botón de acción situado en la esquina superior derecha, lo que genera una línea en la tabla de documentos para configurar los siguientes elementos:
1. Documentos
Ofrece un desplegable para seleccionar, entre los distintos tipos de documentos, aquél que se va a añadir a la lista y cuyos parámetros se van a configurar.
2. Conformación
Dependiendo del tipo de documento, éstos se pueden generar por defecto en tres conformaciones diferentes, que son:
 

  • Global:

    Permite la descarga de un documento único, a modo de listado, con todos los participantes de la formación, con independencia de si éstos pertenecen a la misma o diferentes empresas. No obstante, en este documento se identifica cada participante a qué empresa pertenece.
     

  • Por empresa:

    Permite la descarga de un documento diferenciado para cada empresa con el listado de participantes de esa empresa.
     

  • Individual:

    Permite la descarga de un documento individualizado por participante.
 
Se puede seleccionar las tres opciones para poder generar los documentos en cualquiera de las conformaciones.
En función del formato de documento, permite unas opciones u otras, y la combinación de varias de ellas.
3. Generación
A la hora de descargar los documentos, el sistema puede generar un único fichero con todos los documentos de todos los participantes de todas las empresas del grupo o mostrará, si así se ha especificado en esta configuración un desplegable para obtener:
 

Para un alumno:

esta opción permite la descarga de un único documento independiente para un participante del grupo que previamente seleccionemos en el desplegable, si la hemos marcado y el documento está en conformación individual.
 
Para una empresa: esta opción permite la descarga de un único documento independiente para una empresa que previamente seleccionemos en el desplegable, si la hemos marcado y el documento está en conformación individual.
4. Mostrar en aula
Esta opción muestra el documento añadido disponible para su descarga por los usuarios del front-office o portal de formación (proveedores, formadores y técnicos).
5. Mostrar en gestión
Esta opción muestra en la pantalla de documentación del grupo formativo, el documento añadido disponible para su descarga por los usuarios del back- office o gestión de formación.
6. Papelera
Elimina el documento de la lista.
 
 
Configuración de los documentos que se pueden subir
En ese apartado se configura la documentación que los usuarios de GIF pueden subir y archivar dentro de la sección archivo de la pestaña auditoría de cada grupo formativo desde el back-office.
 
También se configurará la documentación que proveedores y formadores, podrán subir a través del portal de formación en los grupos formativos que imparten. 
 
Cada uno de estos documentos corresponde a un registro de la formación que evidencia el proceso formativo. 
 
Para añadir nuevos elementos al listado de documentación del sistema se debe clicar el botón de acción situado en la esquina superior derecha.
 
1. Documentos
Desplegable para seleccionar, de entre los documentos que existentes en el sistema, aquél que vamos a añadir a la lista y cuyos parámetros se van a configurar.
2. Mostrar en aula
Al marcar esta opción el documento añadido estará disponible para su archivo por los usuarios del front-office o portal de formación (proveedores formadores y técnicos).
 
3. Mostrar en gestión
Al marcar esta opción el documento añadido estará disponible para su archivo por los usuarios del back-office o gestión de formación.
4. Eliminar4. Eliminar
Elimina el documento de la lista.