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 Manual de ® GIF, Software de Gestión Integral de la Formación by Sypadan - 2023

Auditoría

La pantalla de auditoría lleva un control de las comunicaciones realizadas en Fundae, en caso de formación bonificada, subir la documentación escaneada generada en papel del grupo, controlar las inspecciones realizadas por los organismos de control de la formación e indicar cuando se ha anulado una convocatoria.
Secciones de la pestaña Denominación
Acciones
Observaciones
Certificación de participantes
ir
 
Relación alumnos bonificados
ir
 
Notificación de inicio
ir
 
Notificación de fin
ir
 
Archivo
ir
 
Inspecciones
ir
 
Anulación
ir
 
Presupuesto del grupo
ir
 
 

Certificación de participantes

 
Se debe realizar el proceso de certificación global de los participantes finalizados, clicando el check de participantes certificado.
 
Auditoría
 
Cuando esta casilla está marcada, el sistema bloquea los campos de de certificación de los participantes:
  • Finalizado
  • Aprovechamiento
  • Bonificable
  • Asignado a Costes
 
Mientras este check no esté marcado, no se podrá imputar costes al grupo.
Clica aquí para ver el proceso global de certificación de alumnos e imputación de costes
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Relación de alumnos bonificados

 
En este apartado, el sistema mostrará los alumnos bonificados y alertará en caso de que en el perfil del participantes hay datos incompletos que son importantes para la notificación de fin en Fundae o para generar informes completos de empleados formados

.

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Notificación de inicio

 
En este apartado está indicado para subir un archivo pdf con la comunicación de inicio de Fundae del grupo formativo. Al subir el archivo pdf, el sistema indicará el usuario que ha realizado la acción, la fecha y hora de subida del archivo. En el campo de observaciones puede incluir información adicional de interés que deba quedar reflejada.
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Notificación de fin

En este apartado está indicado para subir un archivo pdf con la comunicación de fin de Fundae del grupo formativo. Al subir el archivo pdf, el sistema indicará el usuario que ha realizado la acción, la fecha y hora de subida del archivo. En el campo de observaciones puede incluir información adicional de interés que deba quedar reflejada.
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Archivos

 
 
Esta sección permite subir al grupo aquellos documentos de interés y que son necesarios guardar, por ejemplo CV y contrato del formador, control de asistencia de jornadas presenciales, pruebas de evaluación etc..
 
Documento: indica el documento referenciado.
 
Los tipos de documentos que aparecen en esta sección vienen heredados de la configuración del sistema y para un grupo puede modificarse en el botón de configuración de grupos.
 
Fichero: Espacio para subir archivos de documentación.
Observaciones: Campo de texto libre que sirve para incluir información adicional referente al documento.
Estado: Selecciona la opción para definir el estado de la documentación adjunta.
En este icono puedes consultar el usuario que ha dado de alta el documento, la fecha y hora.
 
Si el estado de un documento está vacío o incidentado, el grupo aparece como pendiente de documentación en el listado de grupos formativos. Si todos los documentos están clasificados como correcto o no necesario, el grupo aparece como archivado.
 
Desde el listado de grupos formativos, podrás filtrar los grupos con documentación pendiente/archivada.
 
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Otros documentos

 
Esta sección permite subir al grupo documentos de interés no tipificados en la sección anterior.
Para más información consultar la sección de Archivos.
 
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Inspecciones

Auditoría
11. <TAREAS PENDIENTES : Nombre del control>
Este check informativo queda activo cuando el sistema detecta que se accede a GIF con el usuario/contraseña de inspector.
Manualmente puedes activar este check y es un datos que puedes filtrar en el listado de grupos formativos.
 
22. <TAREAS PENDIENTES : Nombre del control>
Pulsando el + podrás subir la documentación generada por la actuación de seguimiento y control.
 
Titulo: Nombre identificativo de la actuación de seguimiento y control.
Se recomienda denominarlo con el numero de expediente de la actuación.
 
Fichero: Permite subir el documento con información de la actuación de seguimiento y control, por ejemplo requerimiento documentación, respuestas, etc.
 
Fecha de entrada: Fecha en la que ha llegado el requerimiento.
 
Fecha tope de respuesta: Incluye la fecha tope de respuesta al requerimiento, en los casos que en la actuación estén solicitando información del curso.
 
Observaciones: Información adicional y de interés de la actuación de seguimiento y control.
 
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Anulación

Esta opción se marca cuando el grupo formativo se anula. 
En el apartado de observaciones puede añadir las razones que han producido la anulación del curso.
 
El check de anulado es un datos que puedes filtrar en el listado de grupos formativos.
 
 
 
Al marcar anulación interrumpe cualquier fase en la que se encuentre el grupo formativo.
Para más información sobre las fases y estados de los grupos formativos clica aquí.

Presupuesto del grupo

Registra el importe total previsto del grupo formativo en base al presupuesto.
Esta sección puede cumplimentarse:
  • De forma manual, introduciendo directamente el presupuesto.
  • De forma automática, calculándose como la suma de los importes indicados en los distintos campos de presupuesto del modulo de costes justificados del grupo formativo.
     
 
Este importe basado en presupuesto viajará a las empresas participantes del grupo repartiéndose en base a los participantes previstos asignados en cada una.
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