Notificaciones del sistema
En esta sección se presenta un resumen de las principales notificaciones generadas por el sistema GIF.
|
Cada notificación tiene destinatarios específicos según su finalidad, pudiendo dirigirse a:
-
Gestores de formación asociados a una agrupación.
-
Responsables de facturación de las empresas, definidos en la pestaña de contactos de su ficha.
-
Participantes de las formaciones.
-
Formadores asignados a las acciones formativas.
-
Gerentes de los proveedores de formación autorizados en el sistema.
-
Etc...A continuación se amplia la información de alguna de las notificaciones:
Alta de grupo formativo bonificado
Cuando se guarda la creación del grupo formativo bonificado, los gestores de formación asignados a la agrupación recibirán un email automático del sistema indicándoles que se ha procedido a dar de alta este grupo formativo bonificado y que deben realizar la notificación de inicio antes de determinada fecha.
Modificación de grupo formativo bonificado
Cuando se modifica y se guarda un grupo formativo bonificado, los gestores de formación asignados a la agrupación recibirán un email automático del sistema indicándoles que se ha procedido a modificar este grupo formativo y que deben realizar una nueva notificación de inicio para que el estado del grupo sea valido.
Peligro de notificación de grupo formativo bonificado.
Un grupo formativo bonificado está en peligro cuando se cumplen las siguientes condiciones:
1. El número de días existentes entre la fecha actual y la fecha de inicio está comprendido entre 9 y 7 días naturales, o bien entre 5 y 2 días naturales si el grupo formativo tiene seleccionado el check de adscrito a la resolución del SEPE y por lo tanto se adscribe a la Resolución del SEPE de 15 de abril de 2020 con lo cual se modifica el margen para notificar un nuevo grupo al SEPE, reduciéndose a dos días de antelación respecto a la fecha de inicio del grupo.
2. El curso no está notificado.
3. El curso no está anulado.
Grupo formativo bonificado incidentado
Un grupo formativo bonificado está incidentado cuando se cumplen las siguientes condiciones:
1. El número de días entre la fecha actual y la fecha de inicio es menor a 7 días, o actualmente menor a 2 días si está adscrito a la resolución del SEPE de 15 de abril de 2020.
2. El curso no está notificado.
3. El curso no está anulado.
Grupo formativo bonificado con notificación de inicio
Indica que se ha realizado correctamente la notificación de inicio. El email se envía cuando se guarda una notificación de inicio en un grupo formativo.
Grupo formativo bonificado con notificación de finalización
Indica que se ha realizado correctamente la notificación de finalización. El email se envía cuando se guarda una notificación de fin en un grupo formativo bonificado.
Generación de documentación de grupo formativo bonificado
Indica a los gestores de formación que tienen que generar la documentación administrativa de un determinado grupo formativo bonificado. Este mail se envía el día anterior a la fecha de inicio , siempre y cuando se den las siguientes circunstancias:
1. El grupo formativo tiene al menos 1 participante.
2. El grupo formativo no tiene generada la documentación de inicio de la formación.
Programación de seguimientos tutoriales
Indica a los gestores de formación que tienen que generar los seguimientos tutoriales de un determinado grupo formativo bonificado. Este comunicado solo está disponible para los grupos formativos con modalidad mixto y teleformación que tienen el módulo de seguimientos tutoriales.
1. El grupo formativo tiene al menos 1 participante.
2. El grupo formativo no tiene generado los seguimientos tutoriales para al menos 1 participante.
3. El grupo formativo es de modalidad teleformación o mixto (P+T) o mixto (P+D)
Generación y envío de facturas a los clientes
Indica al personal del Dpto. de Administración que puede generar las facturas de un determinado grupo formativo bonificado para proceder a su envío a los clientes.
Aviso de grupo bonificado sin entrega de diploma
Se envía un recordatorio automático a los gestores responsables cuando un grupo formativo bonificado finaliza, pero aún no se ha realizado la entrega de diplomas a los participantes aptos.
Estado de formación de participantes y cambio de estado de la formación
Aviso a los alumnos del estado en el que está suscrito a una formación siempre y cuando en la pestaña del portal del empleado del grupo formativo tenga marcada la opción de notificar cambios de inscripción al participante. Los estados de un participante pueden ser los siguientes: “Anulado”, “Convocado”, “Inscrito”, “Reserva” y “Solicitado”. Tras la revisión y variación de los estados de la formación por el Manager Validador y/o Gestor de Formación se notifica a los participantes del estado de su formación.
Gestiones de grupos formativos
Notifica a los gestores de formación sobre la creación de una nueva gestión en el grupo formativo así como la modificación de la persona responsable asignada en la gestión.
Anulación de grupos formativos
Cuando un grupo formativo es anulado, el sistema envía un aviso automático a los gestores de formación asociados a la agrupación correspondiente. Este correo les informa sobre la anulación y les recuerda que deben actualizar la planificación y comunicar a los participantes el estado del grupo.
Aviso a los manager de peticiones pendientes
Este aviso se envía al manager asociado al grupo formativo cuando un alumno realiza una solicitud de inscripción a un curso desde el Front Office de GIF. El manager tiene la función de aceptar o denegar la petición del curso solicitado.
Introducción de participantes por un técnico de formación
Este correo se envía automáticamente a los gestores de formación cuando un técnico inscribe nuevos participantes en un grupo formativo bonificado.
Incidencias a través del portal de formación
Cuando un gestor reporta una incidencia a través del portal de formación, el sistema genera un correo de aviso dirigido a los responsables para que puedan atender y resolver el problema.