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 Manual de ® GIF, Software de Gestión Integral de la Formación by Sypadan - 2023

Comunicaciones

Aviso: Este módulo es exclusivo para GIFs CORPORATIVOS. Las entidades organizadoras no están autorizada para acceder a esta sección
Este módulo permite programar y gestionar el envío de correos electrónicos preconfigurados a cualquier participante o persona empleada registrada en GIF.
 
Creación de comunicaciones
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Nueva comunicación
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Menú principal de GIF
 
 
 
 

Nueva comunicación

 
Al crear una nueva comunicación debemos configurar los datos generales, imágenes, textos, emails de control, emails de prueba y filtros para el envío.
 
 
1. Datos generales
Esta pestaña recoge los datos generales para poder crear una comunicación.
 
Plantilla:
La creación de una nueva comunicación se genera vinculandose a una plantilla creada previamente.
 
Remitente:
Añade el correo desde el cuál se va a enviar la información.
 
El dominio del correo utilizado debe estar autorizado por el equipo IT de su empresa y aceptado por GIF.
 
Asunto:
Breve descripción que presenta al usuario el contenido de la comunicación. Esta información se mostrará en el asunto del correo.
 
2. Imágenes
En este espacio puedes incluir tantas imágenes a la comunicación como se haya indicado en el diseño de la plantilla.
 
 
 

Una imagen puede hacer más atractiva la comunicación, llamar la atención del usuario y hacer más fácil la transmisión de información al destinatario. 

 

Url:

Permite adjuntar la URL de la imagen.
 
3. Textos
Crea y diseña el texto para la comunicación. En ella podrás elegir entre diferentes opciones de formato de texto; como negrita, cursiva, subrayado, entre otras, y también ajustar el tamaño y el color del texto para adaptarlo a tus necesidades.
 
Además, podrás insertar enlaces, tablas, imágenes e incluso vídeos.
 
4. Emails de control
Los emails de control que estén informados en esta pantalla serán a los últimos a los que les llegue la comunicación. De esta forma, la persona receptora del email de control podrá verificar que el correo ha llegado a las direcciones de correos programadas.
 
 
 
Añade manualmente el email de la persona que controla el envío de comunicaciones. Puedes añadir a la comunicación tantos emails de control como sean necesarios.
 
Este boton te permite importar emails de forma masiva desde un fichero excel.
 
 
Para la creación del fichero excel con los emails, sigue las indicaciones detalladas.
 
 
5. Emails de pruebas
Añade la dirección de correo a la que se enviará una prueba de la comunicación creada. Este envío se hará previo al envío definitivo a las personas destinatarias seleccionadas.
Esta opción permite revisar el diseño y contenido de la comunicación y corregir posibles errores.
 
Pulse aquí para ver como enviar una prueba de comunicación.
 
 
6. Filtros para envío
 
Atención: Antes de programar el envío desde el botón de opciones, debes añadir las personas destinatarias de la comunicación.
 
Programar fecha y hora de envío de la comunicación.
 
 
 

Más opciones

Añadir Destinatarios

Permite añadir a destinatarios por grupos segmentados:
 
- Participantes de una agrupación, acción formativa y/o grupo concreto.
- Participantes de formación de una o varias  empresas.
- Particulares inscritos en el sistema.
- Empleados en general.
 
Al seleccionar una de las opciones para añadir destinatarios, el sistema permite filtrar para restringir la búsqueda.
 
 
 
 
 
 

Importar participantes/empleados

 
Utiliza un excel donde la primera fila se destina a la cabecera y por tanto será ignorada. En la primera columna añade el listado de NIF o en la segunda columna el código de empleado.
 
Importa de forma masiva a participantes de grupos formativos/empleados, mediante la subida de un fichero Excel donde debes haber indicado previamente los datos mínimos de NIF o código del empleado.
 
 
 

Información del envío

En este apartado se podrá llevar un seguimiento y control de los envíos de la comunicación.
 
 
 
Clicando en accede a los datos (nombre, correo electrónico) de los destinatarios.
 

  • Correo electrónicos enviados

    : Se muestran todos los correos electrónicos enviados.

  • Correos electrónicos entregados:

    Indica el número de correos electrónicos enviados y entregados con éxito a sus destinatarios.

  • Correos electrónicos en espera:

    Correos electrónicos enviados, pero que aún no han sido entregados a sus destinatarios.

  • Correos electrónicos rechazados:

      Correos que no han llegado al servidor de las personas destinatarias por dirección incorrecta, buzón lleno....

  • Correos electrónicos extras:

    Correos electrónicos enviados de prueba.

  • Apertores:

    Número de destinatarios que abrieron el correo electrónico enviado.

  • Total apertura:

    Número total de veces que se ha abierto el correo electrónico. Suele ser un número mayor al de correos enviados ya que un mismo destinatarios puede abrir el correo más de una vez. .

  • Última apertura:

    Fecha de la última vez que se ha abierto el correo.

  • Descargas del fichero:

    En caso de que la comunicación lleve adjunto un fichero, el sistema controla el número de veces que se ha descargado.

  • Bajas:

    Cantidad de destinatarios que han optado por darse de baja de una lista de correo electrónico o de futuras comunicaciones. En estos casos, el correo electrónico se incluirá en el apartado de mails excluidos.
 

Información en Excel

Permite la descarga de un fichero excel que recoge toda la información acerca de los correos electrónicos enviados, en espera, entregados, rechazados.
 
 

Enviar Prueba

Opción para enviar un mail de prueba para asegurarnos de que la comunicación es correcta.
 

Historial de cambios

En esta pestaña se ven reflejadas las modificaciones que se hayan realizado desde la creación de la comunicación. Obteniendo un registro del usuario, fecha, hora, operación, campo y cambios antes y después.
 
 
 

Lotes

 
Desde este botón se pueden clonar una o varias comunicaciones.
Selecciona la o las comunicaciones que deseas clonar.
 
 
Una vez seleccionadas, desde el boton de lotes, clonar comunicación.
 
 
Aquellas comunicaciones que hayan sido clonadas se visualizaran en la tabla con la palabra clonación antes del nombre. Una vez clonado, puedes acceder a la comunicación para cambiar y editar la información.
 
 

Previsualizar

Vista previa de la comunicación. Revisa la comunicación antes de enviarla.
 
Ejemplo de un diseño de comunicación 1 texto a la izquierda y 1 imagen a la derecha.
 
 

Modificar

El sistema permite acceder a la comunicación creada para modificarla.