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 Manual de ® GIF, Software de Gestión Integral de la Formación by Sypadan - 2023

HAND: HERRAMIENTA AUTOMATIZADA DE NOTIFICACIONES DIGITALES

1.1     ¿QUÉ ES HAND?

HAND es una herramienta integrada en el software GIF, diseñada para gestionar de forma eficiente las comunicaciones de formación ante FUNDAE mediante la automatización de las notificaciones de acciones y grupos formativos. Esto reduce significativamente las incidencias en la tramitación; al mismo tiempo que hace más eficiente al equipo de gestión de la formación.
El sistema permite a los usuarios supervisar y filtrar las notificaciones de acciones formativas y de inicio y fin de los grupos formativos. Se detallan los diversos estados de los archivos XML, que abarcan desde la generación pendiente hasta el procesamiento correcto o la detección de errores técnicos.
Su objetivo es eliminar los procesos manuales, los errores y las esperas con precisión y seguridad digital.
El sistema se puede programar para que opere las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Además, cuenta con una validación automática de datos y XML, detectando y corrigiendo posibles errores antes de que se realice el envío a FUNDAE.
Este documento describe de forma detallada el funcionamiento de la Herramienta Automatizada de Notificaciones HAND, su configuración, procedimientos y flujo de trabajo del usuario, la plataforma y el servidor FTP para la correcta notificación de las formaciones registradas en GIF.

1.2     CONFIGURACIONES Y ACCIONES PREVIAS AL USO DE HAND

Para que el sistema pueda operar correctamente con FUNDAE, es imprescindible realizar los siguientes ajustes:
-     Configuración de las Agrupaciones Bonificadas
-     Configuración de las Empresas Bonificadas
-     Instalación del Certificado Digital de Persona Física autorizado
-     Autorización del Usuario autorizado en los Expedientes de FUNDAE
1.2.1     CONFIGURACIÓN DE LAS AGRUPACIONES BONIFICADAS
Dentro de cada Agrupación, se deben cumplimentar los campos específicos que determinan el comportamiento del automatismo de HAND. Estos campos los vamos a localizar en la pestaña "identificación" de la ficha de la agrupación y son:
•     AGRUPACIÓN FUNDAE (A): Este campo debe estar obligatoriamente cumplimentado cuando gestionamos con los perfiles de organizadora y grupo de empresas; ya que, en esos casos, bajo el mismo EXPEDIENTE podemos tener en FUNDAE diferentes "AGRUPACIONES". En este campo debemos indicar el texto exacto con el que tenemos designada esta "agrupación" en FUNDAE.
IMPORTANTE: El NOMBRE de esta AGRUPACIÓN en FUNDAE NO puede contener ni "puntos" ni "guiones medios", ya que en ese caso HAND no funcionará correctamente.
NOTA: Este CAMPO no requiere ser cumplimentado si bajo ese EXPEDIENTE / PERFIL solo tenemos una AGRUPACIÓN, ya que en ese caso la AGRUPACIÓN por defecto no se muestra en FUNDAE.
 
•     CIF CABECERA DE GRUPO (B): Este CAMPO es necesario cuando trabajamos bajo el PERFIL de GRUPO DE EMPRESAS, y sirve, tanto para generar la DOCUMENTACIÓN de los GRUPOS como para generar los FICHEROS XML y procesarlos por HAND correctamente, bajo dicho PERFIL.
•     AUTONOTIFICAR CON HAND (C): Este CAMPO nos permite activar, de forma opcional, la automatización para programar con HAND las NOTIFICACIONES DE INICIO de los GRUPOS FORMATIVOS "X" días antes de la FECHA de INICIO, siempre y cuándo que la ACCIÓN FORMATIVA ya haya sido comunicada previamente a FUNDAE. De esta forma, las PERSONAS que gestionan la formación en GIF no tienen que estar configurando de forma manual, para cada GRUPO, el envío a HAND, el SISTEMA lo hará automáticamente llegada esa FECHA.
IMPORTANTE: Este CAMPO requiere obligatoriamente de la configuración del siguiente CAMPO "DÍAS PREVIOS DE AUTONOTIFICACIÓN CON HAND".
 
•     ENTIDAD GESTORA (E): en esta SECCIÓN tendremos la ENTIDAD GESTORA del SISTEMA asociada a la AGRUPACIÓN que será utilizada por GIF para generar los FICHEROS XML bajo el PERFIL de ORGANIZADORA.
1.2.2     CONFIGURACIÓN DE LAS EMPRESAS BONIFICADAS
Debemos tener en cuenta que una determinada EMPRESA puede pertenecer a una o varias AGRUPACIONES BONIFICADAS que pueden gestionarse con los diferentes PERFILES (ORGANIZADORA / GRUPO DE EMPRESAS / BONIFICADA).
1.2.2.1     Configuración para perfil Organizadora
Bajo el PERFIL ORGANIZADORA, GIF incorporará, por defecto, a todas las EMPRESAS de la AGRUPACIÓN que tengan marcado el CAMPO "LA EMPRESA PARTICIPA EN LA FORMACIÓN PROGRAMADA" (A) que encontramos en la PESTAÑA "CRÉDITO y REQUISITOS F. BONIFICADA" del FORMULARIO de la EMPRESA cuando notificamos un GRUPO con el PERFIL de ORGANIZADORA; siempre y cuándo, la EMPRESA esté "ACTIVA" (B) en la AGRUPACIÓN, CAMPO que encontramos en la SECCIÓN "AGRUPACIONES" de la PESTAÑA "AGRUPACIONES".
1.2.2.2     Configuración para perfil Grupo de empresas
Bajo el PERFIL GRUPO DE EMPRESAS, GIF solo incorporará las EMPRESAS de la AGRUPACIÓN que tengan marcado el CAMPO "GRUPO EMPRESAS" (C) de la SECCIÓN "AGRUPACIONES" de la PESTAÑA "AGRUPACIONES" del FORMULARIO de la EMPRESA.
1.2.3     INSTALACIÓN DEL CERTIFICADO DIGITAL DE PERSONA FÍSICA AUTORIZADO
HAND requiere de la instalación, en un servidor securizado y aislado, de un Certificado digital de persona física. Dicho certificado debe corresponderse con el de una persona de la Entidad que tenga un usuario de tipo administrador autorizado en cada uno de los expedientes sobre los que vamos a comunicar formación con HAND desde GIF.
El proceso de instalación del certificado se realiza a través de una interfaz que es habilitada por el soporte técnico de GIF solo durante el momento de la instalación. En dicho proceso tendremos que seleccionar (1) el certificado digital de persona física que vamos a instalar, paso que abrirá el proceso búsqueda del fichero de instalación de este en el equipo con el que accedemos al proceso, y posteriormente aportar la clave (2) que requerirá el certificado para realizar las firmas. Una vez mecanizada la información, procederemos a instalar el certificado (3) en HAND.
Una vez instalado el certificado esta interfaz queda inhabilitada y se cierra el acceso al servidor; abriéndose de nuevo cuando tengamos que renovar el certificado o sustituirlo por el de otra persona.
IMPORTANTE: HAND solo puede utilizar un certificado digital.
Cuando instalemos el certificado debemos portar los datos de contacto (4) asociados a la persona física vinculada al certificado para que podamos comunicarte cuando el certificado está próximo a la fecha de renovación. Tras mecanizar esta información de contacto clicaremos "Guardar datos de contacto" (5).
IMPORTANTE: Aunque el sistema nos va a informar, al contacto suministrado, debemos recordar la fecha de renovación del certificado ya que HAND dejará de funcionar cuando el certificado caduca.
1.2.4     AUTORIZACIÓN DEL USUARIO AUTORIZADO EN LOS EXPEDIENTES DE FUNDAE
Como hemos comentado en el apartado anterior, es importante recordar que la persona vinculada al certificado digital instalado en HAND debe tener un usuario de tipo administrador autorizado en todos los expedientes de FUNDAE para los que vamos a notificar Acciones y Grupos Formativos en FUNDAE.
El proceso de autorización de usuarios en FUNDAE se realiza siguiendo los siguientes pasos:
 
 
1.     Al acceder al expediente en el aplicativo de FUNDAE vamos al menú "Usuario" (A) y clicamos en el submenú "Usuarios" (B).
2.     Si el usuario no está en la lista (C) que nos aparece en pantalla clicamos en el botón "Añadir" (D) que nos llevará al formulario de alta.
 
3.     En el formulario cumplimentamos sus datos, para ello primero introducimos el NIF y clicamos en "Buscar" (E) para ver si el usuario existe en la base de datos de FUNDAE. En caso de ser así, se auto cumplimentarán todos los campos (nombre, apellidos, mail...); en caso contrario, rellenaremos estos campos. Posteriormente debemos seleccionar el tipo de usuario "Administrador" (F).
 
4.     Si el usuario es una persona perteneciente a una oficina técnica externa al expediente debemos clicar en "Externo" (G) la opción "Si".
 
5.     Al terminar de cumplimentar el formulario daremos a "Aceptar" (H)
Este proceso debemos realizarlo en todos los expedientes que tengamos vinculados a cada agrupación.
1.3     VALIDACIÓN DEL FICHERO XML DE ACCIONES FORMATIVAS
GIF incorpora un sistema de validación de los ficheros XML de las acciones formativas que permite comprobar si todos los datos requeridos para comunicar a FUNDAE, mediante la subida de este tipo de ficheros, están cumplimentados y tienen la estructura correcta.
Antes de proceder a subir un fichero a FUNDAE es importante que realicemos esta comprobación para corregir las posibles incidencias que se puedan producir. Cuando usamos HAND el sistema realiza esta validación antes de tratar de subir el fichero a FUNDAE.
La validación del fichero se realiza accediendo a la pestaña notificación del formulario de la acción formativa nos vamos a encontrar, en la sección "Notificaciones de acción formativa" el botón "Validar XML" (A), al clicarlo el sistema procederá a ejecutar la validación genérica e informarnos de si los datos están correctos (B) o si hay alguna incidencia que debamos corregir, dándonos el sistema información detallada de los que tenemos que solventar (C).
 
IMPORTANTE: Un fichero no validado no podrá ser enviado a través de HAND a FUNDAE; por lo que cualquier programación de acción formativa o de grupo  que hagamos nos generará una incidencia.
NOTA: Debes recordar que los ficheros XML varían en función del perfil de gestión (organizadora, grupo de empresas o bonificada); por lo que el validador solo comprueba los datos que son comunes a todos los perfiles.
1.4     PROCESO DE NOTIFICACIÓN DE ACCIONES FORMATIVAS EN FUNDAE
Debemos tener en cuenta que una misma acción formativa, de una determinada agrupación de GIF, podemos tener que comunicarla a FUNDAE tantas veces como perfiles y expedientes diferentes estemos usando. En el caso de los perfiles organizadora  y grupo de empresas solo se requerirá realizar una notificación de la acción formativa por cada uno de ellos; sin embargo, en el caso de que usemos el perfil de bonificada para diferentes empresas asociadas a la agrupación, necesitaremos generar una notificación por cada una de las empresas bonificadas que tengamos con expedientes independientes.
Para controlar estos procesos de notificación, en GIF, nos vamos a encontrar la sección "Notificaciones de acción formativa" (A) bajo la pestaña "Notificación" del formulario de la acción formativa.
Esta información la vamos a encontrar también bajo la opción "acciones formativas" que encontramos en el submenú "Notificaciones FUNDAE" bajo el menú "Formación" de GIF.
GIF cuenta con cuatro formas de gestionar las notificaciones de las acciones formativas a FUNDAE:
-     NOTIFICACIÓN MANUAL PROCESADA POR EL USUARIO
-     NOTIFICACIÓN AUTOMATIZADA POR HAND PROGRAMADA POR EL USUARIO
-     NOTIFICACIÓN AUTOMATIZADA POR HAND POR NOTIFICACIÓN DE INICIO VÍA HAND DE UN GRUPO FORMATIVO DE UNA      ACCIÓN FORMATIVA QUE EN GIF NO APARECE COMO NOTIFICADA
-     REGISTRO AUTOMATICO DE NOTIFICACIÓN MANUAL DE ACCIÓN FORMATIVA POR NOTIFICACIÓN DE INICIO MANUAL DE UN GRUPO FORMATIVO
Los dos primeros procesos se registran en el sistema clicando el botón "+" (B) de la tabla de notificaciones de la acción formativa.
El tercero se registra de forma automática cuando un usuario programa la notificación de inicio, a través de HAND, de un grupo formativo; siempre y cuando la acción formativa de la que depende el grupo no tenga registrada la notificación. Este registro se crea en el momento que la notificación del grupo pasa al estado "XML en procesamiento".
La última opción se crea automáticamente cuando un usuario registra manualmente la notificación de inicio de un grupo formativo y el sistema comprueba que no existe registro de comunicación de la acción formativa; ya que esta situación implica que la acción formativa también fue comunicada manualmente pero no se ha registrado el proceso en GIF.
 
1.4.1     REGISTRO MANUAL DE NOTIFICACIÓN PROCESADA POR EL USUARIO Y DESCARGA DEL FICHERO XML ESPECÍFICO DEL PERFIL USADO.
Si el usuario ha comunicado una acción formativa manualmente en FUNDAE, subiendo el fichero XML o mecanizando la información directamente, debe registrarlo en GIF para que el sistema controle que ese proceso está realizado, para ese expediente, y no interfiera con posteriores procesos automatizados que se envían a HAND. Para ello, debemos seguir los siguientes pasos:
 
1.     Acceder a la pestaña notificación del formulario de la acción formativa y en la sección "Notificaciones de Acción Formativa" clicar el botón"+" (A) de la tabla de notificaciones de la acción formativa. Esta acción generará una línea nueva en la tabla (B).
2.     Sobre el registro que nos aparece tendremos que cumplimentar los siguientes campos:
-     CIF expediente (perfil bonificada) (C): este campo solo lo tendremos que cumplimentar en el caso de que vayamos a notificar la acción formativa bajo el perfil bonificada. (NOTA: la empresa debe pertenecer a la agrupación).
-     Estado (D): en este campo seleccionaremos la opción "Procesado por el usuario".
-     Perfil (E): en este campo seleccionaremos el perfil sobre el que vayamos a realizar la notificación.
3.     Guardamos los cambios realizados y al recargarse la página veremos que el sistema nos muestra la fecha en la que se ha guardado este registro (F) y nos permite descargar el fichero XML específico (G) del perfil seleccionado para que lo podamos subir, si es necesario, de forma manual a FUNDAE.
 
RECUERDA: Debes crear tantos registros como perfiles de grupos formativos vinculados a esta acción formativa vayamos a comunicar en FUNDAE (bonificada, grupos de empresas, organizadora). En el caso del perfil bonificada tendremos que realizar tantos registros como empresas con este perfil tengamos en la agrupación.
 
1.4.2     NOTIFICACIÓN AUTOMATIZADA POR HAND PROGRAMADA POR EL USUARIO
Si queremos realizar una notificación automatizada mediante HAND lo que tenemos que hacer es programar para qué fecha queremos que el sistema realice el proceso completo (validación del fichero, generación y comunicación a FUNDAE) por nosotros. Para ello, lo que tendremos que hacer al generar el registro es cumplimentar el campo fecha solicitud (A) con aquella para la que queremos que el sistema realice el proceso, seleccionar el perfil adecuado (B) y guardar (C) el formulario de la acción formativa.
La notificación vía HAND de una acción formativa se puede programar para hoy o para una fecha futura.
Para programar la notificación de la acción formativa para hoy pondremos la fecha actual en el campo fecha solicitud (A). Al guardar (C) el sistema generará el fichero XML correspondiente que se pondrá disponible para el siguiente ciclo de trabajo de HAND. En estas condiciones, la acción formativa no podrá ser modificada hasta que HAND realice en FUNDAE la notificación y devuelva a GIF el resultado del proceso.
NOTA: HAND inicia un nuevo ciclo de trabajo cada hora.
Si queremos programar la notificación de la acción formativa para una fecha futura pondremos la fecha deseada en el campo fecha solicitud (A); en ese caso, el sistema generará el fichero XML correspondiente en la madrugada del día programado.
1.4.2.1     FLUJO DEL PROCESO CORRECTO DE COMUNICACIÓN AUTOMATIZADA DE UNA ACCIÓN FORMATIVA VÍA HAND Y ESTADOS DEL REGISTRO.
Una vez programada o enviada la notificación, el flujo sigue los siguientes pasos:
1.     GIF genera el XML (en la madrugada de la fecha programada o inmediatamente si se programa para hoy). En ese momento el estado del registro pasa de "XML pendiente de generar" a "XML en procesamiento".
2.     HAND toma el fichero XML en el primer ciclo de trabajo, una vez generado el fichero, y accede al expediente y perfil asociado de FUNDAE.
3.     HAND sube el fichero XML al apartado de carga de ficheros de acciones formativas.
4.     FUNDAE valida estructura y datos del fichero.
5.     Si la estructura y datos son correctos, FUNDAE procesa el fichero y se registra la acción formativa.
6.     Una vez comunicada la acción formativa, HAND captura la información del resultado y comunica a GIF la situación.
7.     GIF modifica el estado del registro que pasa "procesado por HAND" y el estado de notificación de la acción formativa de “pendiente de notificar” a “notificada”.
Por lo tanto, si todo ha funcionado sin incidencias, desde el momento en el programamos la notificación automatizada hasta que se realiza el proceso, el registro puede pasar, por los siguientes estados:
-     XML PENDIENTE DE GENERAR: es el estado con el que se guarda el registro al crearlo y que permanece hasta que el sistema lanza la comunicación a FUNDAE a través de HAND. En este estado cualquier usuario podrá eliminar la solicitud.
-     XML EN PROCESAMIENTO: es el estado que muestra el registro cuando el sistema ya ha generado el fichero XML, lo ha validado y lo ha puesto a disposición de HAND para que lo suba a FUNDAE. En este estado ya no se puede eliminar la solicitud.
-     PROCESADO POR HAND: es el estado que muestra el registro cuando HAND ha comunicado con éxito la acción formativa.
1.4.2.2     PROCESO INCORRECTO DE COMUNICACIÓN AUTOMATIZADA DE UNA ACCIÓN FORMATIVA VÍA HAND Y ESTADOS INCIDENTADOS.
Sin embargo, el proceso puede fallar en diferentes pasos, en esos caso el sistema nos reflejará una incidencia que está vinculada a un estado del registro diferente. Los estados que se pueden registrar en caso de incidencias son:
-     XML NO VALIDADO: este estado se muestra cuando el sistema, al tratar de generar y validar el fichero XML para ponerlo a disposición de HAND, se encuentra que los datos de la acción formativa no tienen la estructura correcta para generar el fichero XML o la agrupaciñon no tiene cumplimentado correctamente los datos mínimos para el uso de HAND.
En este caso debemos resolver la incidencia antes de volver a programar una nueva notificación.
-     XML PROCESADO CON ERRORES: este estado se muestra cuando FUNDAE devuelve alguna incidencia en el procesamiento del fichero XML subido.
En este caso debemos analizar la imagen que se guarda en el registro que nos aporta información de la incidencia devuelta por FUNDAE para solventarla antes de volver a programar una nueva notificación.
-     EJECUCIÓN INTERRUMPIDA POR FUNDAE: este estado se muestra cuando la web de FUNDAE está caída durante un tiempo prolongado, de forma que HAND no ha podido terminar todo el proceso.
En este caso debemos analizar la imagen que se guarda en el registro que nos aporta información de la incidencia devuelta por FUNDAE para solventarla antes de volver a programar una nueva notificación.
-     EXPEDIENTE NO ENCONTRADO: este estado se muestra cuando el expediente vinculado al perfil seleccionado no está dado de alta en FUNDAE o el certificado digital vinculado a HAND no tiene un usuario autorizado en el mismo.
 En este caso debemos analizar la imagen que se guarda en el registro que nos aporta información de la incidencia devuelta por FUNDAE para solventarla antes de volver a programar una nueva notificación.
1.4.3     NOTIFICACIÓN AUTOMATIZADA POR HAND POR NOTIFICACIÓN DE INICIO VÍA HAND DE UN GRUPO FORMATIVO DE LA ACCIÓN FORMATIVA QUE EN GIF NO APARECE COMO NOTIFICADA
Cuando un usuario programa una notificación de inicio de un grupo formativo y el sistema comprueba que la acción formativa a la que pertenece el grupo aún no está notificada para el perfil de gestión del grupo, le generará automáticamente un registro a la acción formativa con una fecha de comunicación la del presente día, generando, en ese mismo momento, el fichero XML de la acción para que sea comunicado por HAND a FUNDAE.
Como veremos en el apartado de notificación de inicio de grupos, el usuario puede enviar a HAND dicha notificación de dos formas:
-     NOTIFICACIÓN INMEDIATA: mediante la acción "enviar XML de inicio a HAND".
-     NOTIFICACIÓN PROGRAMADA: programando un registro con fecha futura para el envío a HAND.
En el primero de los caso, el sistema generará un registro en el grupo formativo con una notificación de inicio programada para "hoy", la cual que se ejecutará una vez haya comprobado el estado de notificación de la acción formativa y, caso de no estar notificada, se ha terminado el proceso de comunicación de la misma, de forma correcta.
IMPORTANTE: en esta situación el grupo formativo quedará bloqueado, no pudiéndose editar los campos requeridos para la notificación de inicio hasta que el sistema no haya terminado de revisar y, en su caso, comunicar, tanto la acción formativa, como el grupo.
NOTA: el sistema tratará de comunicar el grupo formativo incluso en el caso de producirse una incidencia en la comunicación de la acción formativa, ya que se ha tenido en cuenta la posibilidad de que el usuario haya comunicado la acción formativa de forma manual y no lo haya registrado en GIF. Garantizando así la comunicación correcta de ambos procesos: el grupo y la acción.
En este caso el sistema realizará un registro en la acción formativa para dejar constancia de ello con la siguiente información:
-     En el campo usuario (A) registrará la información del usuario que ha programado la notificación de inicio del grupo.
-     En el campo observaciones (B) indicará el siguiente texto: "Creada automáticamente desde el envío manual del GF al no existir notificación contextual de AF.".
-     En el campo estado (C) indicará "XML en procesamiento" que cambiará a "procesado por HAND" al finalizar, si todo ha funcionado sin incidencias.
 
 
1.4.4     REGISTRO AUTOMATICO DE NOTIFICACIÓN MANUAL DE ACCIÓN FORMATIVA POR NOTIFICACIÓN DE INICIO MANUAL DE UN GRUPO FORMATIVO
Este registro es creado de forma automática por el sistema, sin mediación de HAND, cuando detecta que un usuario registra una notificación de inicio de un grupo formativo y la acción formativa de la que depende ese grupo formativo no tiene registrada la comunicación para el perfil del grupo.
En este caso el sistema realizará un registro en la acción formativa para dejar constancia de ello con la siguiente información:
-     En el campo usuario (A) registrará la información del usuario que ha registrado la notificación de inicio del grupo de forma manual.
-     En el campo observaciones (B) indicará el siguiente texto: " Creada automáticamente desde notificación de GF.".
-     En el campo estado (C) indicará "procesado por el usuario".
1.5     VALIDACIÓN DE LOS FICHEROS XML DE INICIO Y FIN DE GRUPOS FORMATIVOS.
Al igual que en las acciones formativas, GIF incorpora un sistema de validación de los ficheros XML para las notificaciones de inicio y de fin de los grupos formativos, lo que te permite comprobar si todos los datos requeridos para comunicar a FUNDAE, mediante la subida de este tipo de ficheros, están cumplimentados y tienen la estructura correcta.
IMPORTANTE: un fichero no validado no puede ser enviado a FUNDAE.
Ambos sistemas de validación se encuentran en la pestaña de auditoria del grupo formativo, la función "validar XML de inicio" (A) se encuentra en la sección "Notificación inicio" y la función "Validar XML de fin" (B) en la de "Notificación fin".
Al igual que en la validación de las acciones formativas el sistema nos mostrará mensajes de validación correcta (C) o incorrecta (D); en este segundo caso, nos dará información específica de las incidencias que debemos solventar.
NOTA: este proceso de validación de los ficheros XML de grupos formativos también comprueba si se ha registrado la comunicación de la acción formativa bajo el perfil de gestión del grupo.
1.6     PROCESO DE NOTIFICACIÓN DE GRUPOS FORMATIVOS EN FUNDAE.
1.6.1     PLAZOS PARA LA NOTIFICACIÓN CORRECTA DE LOS GRUPOS FORMATIVOS.
Debemos recordar que la Administración Laboral competente regula normativamente, en cada momento, los plazos y datos mínimos, para la comunicación de la información inicial (notificación de inicio) y de finalización (notificación de fin) de un grupo formativo.
Actualmente, debido a la vigencia de las diferentes Resoluciones del Servicio Público de Empleo Estatal publicadas desde abril de 2020, los plazos son:
-     Tenemos que realizar la notificación de inicio de un grupo formativo con, al menos, dos días de antelación, con respecto al inicio del periodo formativo.
-     La notificación de fin la podemos realizar, una vez terminado el período formativo y antes del último día de aplicación de los seguros sociales del mes en el que nos practicamos la bonificación.
IMPORTANTE: Estos plazos deben tenerse en cuenta a la hora de programar el envío de notificaciones a HAND y la posibilidad de que se puedan generar incidencias en el proceso de comunicación.
Recomendamos que NO se apuren los plazos por si se producen incidencias en la verificación de los ficheros XML o problemas de conexión con el aplicativo de FUNDAE.
1.6.2     REGISTRO MANUAL DE NOTIFICACIÓN DE INICIO O DE FIN DE GRUPO PROCESADA POR EL USUARIO Y DESCARGA DEL FICHERO XML ESPECÍFICO.
Si el usuario comunica un grupo formativo de forma manual debe registrar la notificación en el grupo con el objetivo de que GIF controle, en base a las fases, que los estados del grupo son correctos.
El registro de una notificación manual, de inicio o de fin, se realiza siguiendo los siguientes pasos:
1.     Accedemos a la sección correspondiente (notificación inicio o notificación fin) de la pestaña "Auditoría" del grupo formativo y clicamos en el botón "+".
2.     El sistema nos mostrará un registro nuevo en la tabla con los datos del usuario (A) que ha realizado la acción, con el estado (B) "XML pendiente de procesar". A continuación el usuario debe subir el fichero PDF de la notificación realizada clicando en el icono "carpeta" (2).
3.     Al guardar el grupo el sistema modificará el registro, guardando la fecha actual como fecha de solicitud, quedando el documento subido registrado (C) y cambiando el estado (D) a "Procesado por usuario" y permitiendo que se puedan, si se desea, unas observaciones (3).
1.6.3     NOTIFICACIÓN AUTOMATIZADA POR HAND DE INICIO O DE FIN DE GRUPO
GIF cuenta con tres formas de gestionar las notificaciones automatizadas por HAND de los grupos formativos a FUNDAE:
-     NOTIFICACIÓN INMEDIATA DEL GRUPO FORMATIVO POR ACCIÓN DEL USUARIO
-     NOTIFICACIÓN PROGRAMADA POR EL USUARIO EN UNA FECHA CONCRETA
-     AUTONOTIFICACIÓN AUTOMATIZADA EN PLAZOS PRECONFIGURADOS
1.6.3.1     NOTIFICACIÓN INMEDIATA DEL GRUPO FORMATIVO POR ACCIÓN DEL USUARIO.
Este proceso permite a un usuario enviar inmediatamente una notificación de inicio o de fin de un grupo formativo para que el sistema genere en ese instante el fichero XML y lo ponga a disposición de HAND para su procesamiento.
IMPORTANTE: si optamos por este proceso debemos saber que, una vez HAND comienza el procesamiento del fichero XML y lo sube a FUNDAE el usuario NO puede interrumpir el proceso automatizado ya que escapa del control del sistema y de HAND al estar en los servidores del aplicativo de FUNDAE.
 
Este proceso sigue los siguientes pasos:
1.     Para lanzarlo, debemos acceder a la sección correspondiente (notificación inicio o notificación fin) de la pestaña "Auditoría" del grupo formativo y clicar en el botón "Enviar XML de inicio a HAND" (1) o "Enviar XML de fin a HAND" (2); según el caso.
El sistema recargará la pantalla del grupo formativo generándose un registro en la sección correspondiente y con la siguiente información cumplimentada: en el campo usuario (3) se registrará el nombre del usuario que ha ejecutado la acción, en fecha de solicitud (4) se registrará la fecha de ese momento, en observación (5) aparecerá el siguiente mensaje "Programada automáticamente desde el envío manual del GIF a la espera de notificación previa de AF", mensaje que cambiará cuando el sistema compruebe si la acción formativa ha sido notificada ya o no, procediendo, en su caso, a notificar la acción formativa. En el campo estado (6) se reflejará "XML pendiente de generar".
NOTA: mientras se encuentra en este estado podemos abortar el proceso clicando en el icono "Papelera" y guardando el grupo formativo. Una vez se pasa al estado "XML en procesamiento" ya no podremos paralizarlo.
3.     Cuando el sistema comprueba que la acción formativa ha sido notificada, bajo el perfil del grupo, o termina el proceso de notificación de esta, según el caso, el proceso continua, cambiando el estado a " XML en procesamiento" y, una vez terminada la notificación en FUNDAE "Procesado por HAND", registrándose en fichero el PDF firmado de la notificación de inicio o fin del grupo.
Otros estados que se pueden registrar en caso de incidencias son:
•     XML NO VALIDADO.
•     XML PROCESADO CON ERRORES.
•     PENDIENTE DE FIRMAR EN FUNDAE.
•     EJECUCIÓN INTERRUMPIDA POR FUNDAE.
•     EXPEDIENTE NO ENCONTRADO.
En estos casos el sistema registrará una imagen, en archivo, con la información del origen del problema que nos permitirá tomar las decisiones oportunas.
1.6.3.2     NOTIFICACIÓN PROGRAMADA POR EL USUARIO EN UNA FECHA CONCRETA.
Este proceso permite a un usuario programar una fecha concreta para que el sistema envíe a HAND una notificación de inicio o de fin de un grupo formativo. Este proceso se ejecutará en la madrugada de la fecha programada, momento en el que los servidores de FUNDAE están menos saturados.
Este proceso sigue los siguientes pasos:
1.     Para programar una notificación en una fecha concreta, debemos acceder a la sección correspondiente (notificación inicio o notificación fin) de la pestaña "Auditoría" del grupo formativo y clicar en el botón "+" (1) correspondiente.
2.     El sistema generará un registro en la sección correspondiente y con la siguiente información cumplimentada: en el campo usuario (2) se registrará el nombre del usuario que ha ejecutado la acción y en estado (3) se reflejará "XML pendiente de generar".
3.     A continuación, debemos cumplimentar el campo "fecha solicitud" (4) con la fecha en la que queremos programar el proceso. Esta fecha debe ser posterior a la actual. Una vez cumplimentada debemos guardar el grupo.
NOTA: mientras se encuentra en este estado podemos abortar el proceso clicando en el icono "Papelera" y guardando el grupo formativo. Una vez se pasa al estado "XML en procesamiento" ya no podremos paralizarlo.
4.     Cuando el sistema comprueba que la acción formativa formativa ha sido notificada, bajo el perfil del grupo, o termina el proceso de notificación de esta, según el caso, el proceso continua, cambiando el estado a " XML en procesamiento" y, una vez terminada la notificación en FUNDAE "Procesado por HAND", registrándose en fichero del PDF firmado de la notificación de inicio o fin del gurpo.
Otros estados que se pueden registrar en caso de incidencias son:
•     XML NO VALIDADO.
•     XML PROCESADO CON ERRORES.
•     PENDIENTE DE FIRMAR EN FUNDAE.
•     EJECUCIÓN INTERRUMPIDA POR FUNDAE.
•     EXPEDIENTE NO ENCONTRADO.
1.6.3.3     AUTONOTIFICACIÓN AUTOMATIZADA EN PLAZOS PRECONFIGURADOS.
Esta opción solo está disponible para la notificación de inicio.
Si la notificación de inicio del grupo formativo, no se programa para una fecha concreta y la agrupación tiene configurada la opción “Autonotificar grupo con HAND” (1) el sistema enviará automáticamente a HAND el fichero XML de inicio del grupo formativo en el plazo, en días, estipulado en el campo "Días previos de autonotificación con HAND" (2), sin necesidad de realizar ninguna programación ni acción sobre el grupo formativo.
Cada madrugada el sistema determina cuántos grupos formativos se encuentran en el plazo indicado, respecto de la fecha de inicio, y procede a ejecutar el proceso de forma automática, de forma similar al programado por un usuario.
1.6.4     COMUNICACIÓN AUTOMÁTICA DE LAS NOTIFICACIONES PROGRAMADAS EJECUTADAS.
Tanto si el usuario ha programado una notificación en una fecha o está configurado el proceso de autonotificación, GIF manda un mail al usuario con el resumen del estado de las notificaciones ejecutadas cada madrugada, con el objetivo de facilitar las tareas de seguimiento de los procesos y tomar las medidas oportunas, en cada caso.
1.7     INFORMES DE REGISTROS DE LAS NOTIFICACIONES A FUNDAE DE ACCIONES FORMATIVAS Y GRUPOS
Bajo el menú "Formación" encontramos el submenú "Notificaciones FUNDAE" que al desplegarlo nos muestra tres opciones donde podremos visualizar en un listado agrupado con filtros todos los registros realizados diferenciados por:
-     ACCIONES FORMATIVAS
-     INICIO GRUPOS FORMATIVOS
-     FIN GRUPOS FORMATIVOS
1.7.1     INFORME DE REGISTRO DE NOTIFICACIONES DE ACCIONES FORMATIVAS
Al acceder a la opción "acciones formativas", bajo el menú "Formación", submenú "Notificaciones FUNDAE" podremos visualizar en un listado agrupado con filtros todos los registros de notificación de acciones formativas realizados con los siguientes campos:
1.     AGRUPACIÓN: a la que pertenece la acción formativa del registro.
2.     AF CÓDIGO: de la acción formativa del registro.
3.     AF CÓDIGO INTERNO: de la acción formativa del registro.
4.     PERFIL: bajo el que se ha realizado la notificación.
5.     CIF EXPEDIENTE: bajo el que se ha realizado la notificación.
6.     FECHAS Y HORAS: cuando se ha realizado la notificación.
7.     ESTADO: de la notificación
8.     RESPONSABLE: usuario del sistema asociado.
9.     FICHERO: para acceder a la imagen que HAND ha capturado del proceso.
10.     ICONO ACCIÓN FORMATIVA: para acceder a la ficha.
1.7.2     INFORME DE REGISTRO DE NOTIFICACIONES DE INICIO Y FIN DE GRUPOS FORMATIVOS
Al acceder a la opción "Inicio grupos formativos" o "Fin grupos formativos", bajo el menú "Formación", submenú "Notificaciones FUNDAE" podremos visualizar en un listado agrupado con filtros todos los registros de GRUPOS (inicio o fin) realizados con los siguientes campos:
1.     AGRUPACIÓN: a la que pertenece la acción formativa del registro.
2.     CAMPOS AF: de la acción formativa del registro (id, código y código interno).
3.     CAMPO GRUPO: del grupo formativo del registro (id, código y código interno).
4.     PERIODO FORMATIVO: del grupo formativo del registro (fecha inicio y fin).
5.     FECHAS Y HORAS: cuando se ha realizado la notificación.
6.     ESTADO: de la notificación.
7.     RESPONSABLE: usuario del sistema asociado.
8.     FICHERO: para acceder al PDF de la notificación firmada o la imagen que HAND ha capturado del proceso, en caso de incidencia.
9.     ICONO DE ACCESO AL GRUPO: para acceder a la ficha.
1.8     DICCIONARIO DE ESTADOS DE LOS REGISTROS DE LAS NOTIFICACIONES
Los estados de las diferentes notificaciones de acciones formativas y grupos funcionan como un sistema de indicadores en tiempo real que reflejan el estado y funcionamiento del proceso de notificación.
 
ESTADO
SIGNIFICADO
XML PROCESADO POR EL USUARIO
Situación en la que un usuario ha registrado un proceso de notificación que ha realizado de forma manual.
XML PENDIENTE DE GENERAR
Situación inicial del proceso que se muestra cuando un usuario ha programado una notificación que todavía no se ha iniciado y que dura hasta que el sistema la ejecuta en la fecha programada. En este estado se puede cancelar el proceso borrando el registro.
XML EN PROCESAMIENTO
Situación que nos indica que el fichero XML ha sido enviado a HAND para su procesamiento en FUNDAE. Cuando se alcanza este estado el proceso ya no se puede cancelar.
XML NO VALIDADO
Situación errónea que se registra cuando el sistema o FUNDAE nos indican que el fichero XML no es válido; por lo que no se ha podido realizar la notificación. Este estado requiere que el usuario analice la información mostrada en la imagen guardada para tomar acciones correctoras.
XML PROCESADO CON ERRORES
Situación errónea que se registra cuando la estructura del fichero es correcta, HAND lo ha subido a FUNDAE que tras procesarlo ha detectado algún impedimento para ejecutar la notificación. Este estado requiere que el usuario analice la información mostrada en la imagen guardada para tomar acciones correctoras.
PENDIENTE DE FIRMAR EN FUNDAE
Situación en la HAND ha subido el fichero XML a FUNDAE, el cual está procesado pero pendiente de firma por un fallo de conexión a FUNDAE o requiere de alguna acción adicional por parte del usuario.  En esta situación HAND intentará nuevamente realizar la firma pasado un tiempo. Si este estado permanece en el tiempo, requiere que el usuario analice la información mostrada en la imagen guardada para tomar acciones correctoras.
EXPEDIENTE NO ENCONTRADO
Situación errónea que se registra cuando existe una incidencia crítica de configuración; se produce porque HAND no localiza el expediente en FUNDAE con los datos aportados, ya sea porque está mal configurada la agrupación (apartado 1.2.1), la empresa bonificada (1.2.2) o el usuario vinculado al certificado no está autorizado en el expediente de FUNDAE (1.2.4.). Este estado requiere que el usuario analice las configuraciones y realice acciones correctoras.
EJECUCIÓN INTERRUMPIDA POR FUNDAE
Situación errónea que se registra cuando existe error técnico de comunicación entre HAND y FUNDAE; normalmente por la caída del servicio de la Administración o tiempo de respuesta prolongado por saturación. En esta situación HAND lo volverá a intentar nuevamente pasado un tiempo. Si este estado permanece en el tiempo, requiere que el usuario analice la información mostrada en la imagen guardada para tomar acciones correctoras.
PROCESADO POR HAND
Situación final exitosa que nos indica que el proceso ha funcionado correctamente quedando notificada la acción formativa o el inicio o fin del grupo; según el caso. En esta situación HAND devuelve una imagen (para las acciones formativas) o el PDF generado por FUNDAE de la notificación firmada quedando registrado todo en GIF.